Fleet sharing aziendale: come ottimizzare trasferte, auto aziendali e costi operativi nelle aziende multisede

Quanto costa davvero una gestione inefficiente delle auto aziendali?

Quando si parla di fleet management molte aziende guardano soltanto ai costi diretti:

• carburante;
• leasing;
• manutenzione;
• assicurazioni.

Ma il costo più grande spesso è invisibile.

Le ore uomo perse durante le trasferte

Prendiamo uno scenario realistico.

Scenario operativo tipico

• 4 sedi operative;
• 35 risorse coinvolte;
• 18 auto aziendali;
• media di 3 trasferte settimanali per persona;
• percorrenza media: 90 km a trasferta.

Questo significa:

oltre 490.000 km annui

Considerando un costo medio reale di:

0,58€/km

tra:

• carburante;
• usura;
• manutenzione;
• pneumatici;
• svalutazione veicoli;
• assicurazioni;
• gestione amministrativa;

il costo totale supera:

284.000€ all’anno

Ma il dato più interessante è un altro.

In moltissimi casi le percorrenze risultano duplicate.

Persone diverse percorrono la stessa tratta nello stesso giorno utilizzando auto separate.

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Il vero problema non è la flotta. È il processo.

Qui entra in gioco il project management operativo.

Perché un problema di mobilità aziendale non si risolve semplicemente acquistando un software.

Prima bisogna:

• analizzare i flussi;
• leggere i dati;
• capire come vengono utilizzate le risorse;
• individuare inefficienze;
• identificare attività duplicate.

Solo dopo si può progettare una soluzione realmente efficace.

Ed è proprio da questa analisi che ho sviluppato un modello di fleet sharing aziendale pensato per aziende multisede.

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La soluzione: un sistema di fleet sharing e carpooling aziendale

L’obiettivo non era creare una semplice piattaforma di prenotazione auto.

L’obiettivo era:

ottimizzare gli spostamenti aziendali tra sedi operative

Analizzando:

• tratte più frequenti;
• utilizzo reale delle vetture;
• sovrapposizione trasferte;
• tempi medi di percorrenza;
• disponibilità mezzi;
• distribuzione geografica delle sedi;

ho progettato un sistema capace di:

• aggregare trasferte compatibili;
• suggerire viaggi condivisi;
• ottimizzare l’utilizzo della flotta;
• ridurre percorrenze duplicate;
• diminuire i costi operativi;
• migliorare la pianificazione delle trasferte.

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Fleet sharing aziendale: risultati concreti

Simulando l’applicazione del modello su una struttura multisede emergono risultati molto interessanti.

Riduzione delle percorrenze duplicate

Centralizzando la gestione delle trasferte è possibile ottenere:

fino al 42% di percorrenze duplicate in meno

Questo significa:

• meno carburante consumato;
• minore usura delle auto;
• riduzione costi manutenzione;
• migliore disponibilità della flotta;
• ottimizzazione delle risorse.

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Ridurre i tempi di percorrenza significa aumentare produttività

Uno degli aspetti più sottovalutati nelle aziende multisede è il costo del tempo.

Una risorsa che trascorre:

• 1h 30m;
• 2h;
• anche 3h al giorno in trasferte

non sta producendo valore operativo.

Scenario realistico

• 20 persone coinvolte;
• 240 ore annue medie trascorse in viaggio per risorsa;
• costo aziendale medio: 28€/h.

Il costo delle sole ore improduttive supera:

134.000€ all’anno

Ottimizzando:

• percorsi;
• trasferte condivise;
• utilizzo delle vetture;
• pianificazione operativa;

anche una riduzione del:

20% dei tempi di viaggio

può generare:

oltre 26.000€ annui recuperati in produttività

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Fleet management e sostenibilità aziendale

Oggi molte aziende investono in:

• ESG;
• sostenibilità;
• riduzione emissioni;
• efficientamento operativo.

Ma spesso mancano progetti realmente misurabili.

Un sistema di fleet sharing aziendale permette invece di ottenere KPI concreti:

• riduzione chilometri percorsi;
• minori emissioni;
• migliore utilizzo delle auto aziendali;
• riduzione costi operativi;
• ottimizzazione della mobilità aziendale.

Riduzione emissioni CO2

Considerando una media di:

120 g di CO2/km

ridurre anche solo:

200.000 km annui

significa evitare:

24 tonnellate di CO2 ogni anno

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Il valore non è il software. È il metodo.

La parte più importante di questo progetto non è la tecnologia.

È il processo di analisi.

Perché molte aziende convivono ogni giorno con inefficienze operative considerate normali.

Ma spesso è proprio lì che si nasconde il maggiore margine di miglioramento.

Il mio approccio parte sempre da:

1. Analisi operativa

Studio:

• processi;
• flussi;
• tempi;
• utilizzo risorse;
• costi nascosti;
• inefficienze organizzative.

2. Identificazione delle criticità

Cerco:

• duplicazioni;
• sprechi;
• colli di bottiglia;
• attività non ottimizzate.

3. Progettazione della soluzione

Solo dopo sviluppo strumenti realmente utili al business.

Non software generici.

Ma soluzioni progettate attorno ai processi reali delle aziende.

4. Misurazione dei risultati

Ogni progetto deve produrre KPI chiari:

• riduzione costi;
• aumento efficienza;
• ottimizzazione tempi;
• miglioramento organizzativo;
• sostenibilità misurabile.

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Perché le aziende cercano figure capaci di ottimizzare i processi

Negli ultimi anni le aziende stanno investendo sempre di più in:

• ottimizzazione processi aziendali;
• fleet management;
• mobility management;
• digitalizzazione operations;
• gestione intelligente delle risorse;
• automazione operativa.

Ma il vero problema non è acquistare tecnologia.

Il vero problema è capire:

quale inefficienza risolvere davvero

Ed è qui che il ruolo del project manager operativo diventa strategico.